VoletPro couvre le travail répétitif d'un dossier d'immigration pour que vous gardiez le temps là où il compte : le conseil.
Un lien envoyé au client ouvre un questionnaire clair, découpé par thème (identité, famille, emploi, historique de voyage…). Disponible en 12 langues. Le client ne voit que les sections de son type de dossier, peut s'arrêter et reprendre, et une courte vidéo le guide. Un écran de consentement conforme à la Loi 25 précède toute saisie.
À partir des réponses, VoletPro remplit les formulaires fédéraux (IMM) et québécois et les produit en PDF. Les renseignements ne sont saisis qu'une fois. Vous vérifiez chaque formulaire avant le dépôt — la responsabilité du contenu reste la vôtre.
Chaque dossier porte ses dates clés. Un tableau réunit les échéances de tous les dossiers, les plus urgentes en premier. La page d'accueil affiche un bandeau quand une date approche ou est dépassée.
Une liste de vérification adaptée au type de dossier (parrainage, permis de travail, résidence permanente…), avec l'avancement visible d'un coup d'œil.
Chaque dossier tient son propre journal : qui a fait quoi, et quand. En ajout seulement — rien ne peut y être modifié ni effacé, pas même par vous. La fermeture d'un dossier vérifie les trois conditions du Règlement du Collège sur la gestion des dossiers clients (honoraires réglés, biens rendus, client avisé par écrit), puis compte les six ans de conservation à votre place. En cas de vérification, l'export de cabinet contient déjà le dossier complet et son journal.
Ajoutez des agents à votre cabinet en tout temps. Chacun a son propre accès, et vous voyez qui s'occupe de quel dossier.
Un bouton « ? » sur chaque page, des vidéos d'explication et un guide complet à imprimer : vous trouvez la réponse sans chercher ni appeler.
Le client se connecte à un portail à votre nom, suit l'état de son dossier et téléverse ses pièces lui-même — moins d'allers-retours par courriel.
VoletPro compose la lettre de préparation : les questions à réviser et leurs explications, adaptées au type de dossier. Vos choix sont gardés en mémoire et reviennent au prochain client du même type. La lettre part par courriel, s'imprime et s'affiche dans le portail, dans la langue du client. Le client y prépare ses réponses, par écrit ou en enregistrement vocal ; vous marquez chaque réponse « OK » ou « À revoir ». Dans un dossier de couple, les deux conjoints répondent séparément et vous voyez leurs réponses côte à côte. Votre rôle reste d'aider le client à être précis et fidèle à la vérité, jamais de lui dicter une réponse.
Le contrat de mandat qu'un consultant réglementé doit utiliser : portée du mandat, honoraires, acompte, modalités. Rempli à partir du dossier et de votre profil. Le client le signe en ligne dans son portail ; le nom, la date et l'empreinte du texte signé sont conservés. Plusieurs contrats possibles par dossier.
Un registre des dépôts et des retraits pour chaque client, avec le solde ligne par ligne et un reçu numéroté pour chaque paiement. Aucun retrait ne peut dépasser le solde, rien ne s'efface (une erreur se corrige par une écriture inverse) et des alertes vous rappellent les délais de 30 jours du Code de déontologie du Collège. VoletPro tient le registre ; il ne déplace jamais l'argent.
Enregistrez les acomptes et les honoraires, produisez des factures en PDF numérotées automatiquement. VoletPro ne touche jamais cet argent : c'est un registre, pas un processeur de paiement.
Un vrai module de comptabilité pour un petit cabinet : revenus (factures payées + entrées manuelles), dépenses avec photo du reçu, taxes de vente ajustées à votre province (TPS/TVQ, TVH, TPS seule…), option « petit fournisseur » sous le seuil de 30 000 $, rapports par période et export Excel. De quoi remplacer un logiciel de comptabilité au quotidien.
VoletPro crée le site web professionnel de votre cabinet : vous choisissez un modèle parmi 5, vous remplissez quelques champs, il se met en ligne tout seul, sécurisé et hébergé au Canada. Votre nom de domaine .ca ou .com est inclus et enregistré à VOTRE nom : il appartient à votre cabinet, pas à VoletPro. Vous en avez déjà un ? On le branche, ou vous le transférez chez nous et nous payons son renouvellement. Le site est relié à Google et à vos réseaux sociaux, et les demandes des visiteurs arrivent dans VoletPro, prêtes à devenir de nouveaux dossiers.
Après un dossier, un questionnaire de satisfaction (note sur 5 + questions au choix). Les clients satisfaits sont invités à laisser un avis Google ; les autres sont dirigés vers un mot privé pour vous, jamais vers Google. Une affiche à code QR, prête à imprimer, invite les clients de passage à votre bureau à donner leur avis.
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